Poniżej opisujemy, kto przetwarza Twoje dane w związku z wydarzeniem „Siła Kobiecości — Menopauza jako szansa na nowe życie" i serwisem menopauzajakoszansa.pl, w jakim celu, jak długo i jakie masz prawa. Dokument realizuje obowiązek informacyjny z art. 13 RODO.
1. Administrator danych
- Administratorem danych osobowych jest Fundacja Prestige Care z siedzibą w Rzeszowie, ul. Hanasiewicza 10, 35-103 Rzeszów, KRS 0000958476, NIP 8133875747 (dalej: Administrator). Fundacja jest organizatorem Wydarzenia i sprzedawcą udziału. Zamówienia i płatności przyjmuje w jej imieniu serwis Evenea (pkt 4). W sprawach danych osobowych możesz pisać na adres biuro@pracowniakreatywna.com albo na adres siedziby.
- Wydarzenie współorganizują Oktogon Sp. z o.o. z siedzibą w Rzeszowie (KRS 0001056203), która prowadzi stronę menopauzajakoszansa.pl, oraz Pracownia Kreatywna. Zakres, w jakim Oktogon przetwarza dane na zlecenie Administratora, opisuje pkt 4.
- Kontakt w sprawie danych: biuro@pracowniakreatywna.com, tel. 601 573 430, adres korespondencyjny jak w ust. 1.
- Jeżeli Administrator wyznaczy inspektora ochrony danych, jego dane kontaktowe zostaną podane w tym miejscu. Do tego czasu we wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych kontaktuj się na adres wskazany w ust. 3.
2. Jakie dane zbieramy
- Przy rezerwacji przez formularz na stronie: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, liczba osób, uwagi (np. o diecie), jeżeli je wpiszesz, treść zgód, data i status rezerwacji. Przy zakupie udziału w serwisie Evenea: dane, które podasz w formularzu zamówienia (imię, nazwisko, adres e-mail i inne dane, o które poprosi formularz), dane zamówienia (np. liczba biletów i kwota) oraz status płatności. Na życzenie — dane do faktury, w tym NIP i nazwa firmy. W formularzu uczestniczki: imię i nazwisko, adres e-mail, imię i nazwisko osoby, która kupiła Twoje miejsce, jeżeli je podasz, informacje o diecie, jeżeli je podasz, oraz Twoja decyzja w sprawie zgody na zdjęcia.
- Przy kontakcie e-mailowym lub telefonicznym: dane, które sam(a) podasz w wiadomości.
- Przy zapisie na informacje o kolejnych wydarzeniach: adres e-mail i imię, jeżeli je podasz.
- Dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu: adres IP, typ przeglądarki, dane z plików cookies — w zakresie opisanym w pkt 9.
- Nie zbieramy i nie przechowujemy danych Twojej karty płatniczej. Płatności obsługuje serwis Evenea, prowadzony przez EventLabs Sp. z o.o. Płatność kartą lub szybkim przelewem przeprowadza dostawca usług płatniczych współpracujący z Evenea, a dane karty podajesz bezpośrednio na jego stronie.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
| Cel | Podstawa prawna | Uwagi |
|---|---|---|
| Zawarcie i wykonanie umowy udziału w wydarzeniu, w tym rezerwacja, zakup i płatność w serwisie Evenea, zwrot wpłaty w razie odwołania wydarzenia oraz kontakt organizacyjny | art. 6 ust. 1 lit. b RODO | Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia umowy |
| Przygotowanie listy uczestniczek, dyplomów i identyfikatorów na podstawie formularza uczestniczki | art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a jeżeli miejsce kupiła dla Ciebie inna osoba: art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Prawnie uzasadniony interes Administratora: wykonanie umowy z osobą kupującą i przygotowanie Wydarzenia |
| Dopasowanie posiłków, jeżeli podasz informacje o alergii, nietolerancji pokarmowej lub chorobie | art. 9 ust. 2 lit. a RODO (Twoja wyraźna zgoda) | Podanie dobrowolne; informację przekazujemy hotelowi tylko w zakresie potrzebnym do przygotowania posiłków; zgodę możesz w każdej chwili wycofać |
| Obowiązki podatkowe i rachunkowe, w tym wystawienie i przechowywanie faktur | art. 6 ust. 1 lit. c RODO | Obowiązek wynika z przepisów prawa |
| Rozpatrywanie reklamacji | art. 6 ust. 1 lit. c oraz lit. f RODO | |
| Odpowiadanie na wiadomości i pytania przesłane mailowo lub telefonicznie | art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a jeżeli wiadomość dotyczy rezerwacji lub zakupu: art. 6 ust. 1 lit. b RODO | Prawnie uzasadniony interes Administratora: prowadzenie korespondencji |
| Informowanie o kolejnych wydarzeniach (newsletter) | art. 6 ust. 1 lit. a RODO | Wyłącznie po wyrażeniu odrębnej zgody; zgodę można wycofać w każdej chwili |
| Rozpowszechnianie wizerunku w materiałach z wydarzenia | art. 6 ust. 1 lit. a i art. 9 ust. 2 lit. a RODO (wyraźna zgoda) oraz art. 81 ustawy o prawie autorskim | Zgoda odrębna i dobrowolna; brak zgody nie ogranicza udziału |
| Dokumentowanie i archiwizacja wydarzenia | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Prawnie uzasadniony interes Administratora |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Prawnie uzasadniony interes Administratora |
| Zapewnienie bezpieczeństwa i poprawnego działania serwisu | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | |
| Ankieta po wydarzeniu: ocena Wydarzenia i sugestie na przyszłość | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Prawnie uzasadniony interes Administratora: ulepszanie kolejnych wydarzeń; udział w ankiecie jest dobrowolny i nie wymaga podania imienia ani nazwiska |
| Cytowanie odpowiedzi z ankiety, bez imienia i nazwiska, w materiałach o kolejnych edycjach | art. 6 ust. 1 lit. a RODO | Wyłącznie po zaznaczeniu zgody w ankiecie; zgodę można wycofać w każdej chwili |
| Statystyka odwiedzin serwisu (liczba wyświetleń, popularne podstrony, źródła wejść) | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Prawnie uzasadniony interes Administratora: ocena zainteresowania Wydarzeniem i skuteczności jego promocji; bez plików cookies (pkt 9) |
4. Odbiorcy danych
Twoje dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do wskazanych wyżej celów:
- EventLabs Sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni (KRS 0000323662, NIP 5213529520), operator serwisu Evenea: pośrednictwo w sprzedaży udziału, obsługa zamówień i płatności oraz wysyłka potwierdzeń zakupu. Dane podane przy zakupie EventLabs przetwarza na nasze zlecenie, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO), i może przy tym korzystać z dalszych podmiotów przetwarzających, np. dostawców hostingu w chmurze. Imię, nazwisko, dane kontaktowe i informację o kupionym bilecie EventLabs przetwarza też we własnym imieniu, jako administrator, aby ustalić, dochodzić lub bronić się przed roszczeniami związanymi z obsługą sprzedaży. Jeżeli założysz konto w serwisie Evenea, dane tego konta EventLabs przetwarza jako odrębny administrator. Szczegóły opisują regulamin i polityka prywatności Evenea (evenea.pl/polityka-prywatnosci).
- Dostawcy usług płatniczych, z których korzysta serwis Evenea: przeprowadzenie płatności kartą lub szybkim przelewem. Otrzymują dane potrzebne do wykonania płatności, a dane karty podajesz bezpośrednio na ich stronie. Za przebieg i bezpieczeństwo transakcji odpowiadają zgodnie ze swoimi regulaminami.
- Hotel Blue Diamond Active SPA, Nowa Wieś 414, 36-001 Trzebownisko (prowadzony przez K&B Development Barczak, Kloc Sp. k.) — imię i nazwisko oraz informacja o diecie, jeżeli ją podasz, w celu przygotowania listy uczestniczek i wyżywienia.
- LH.pl sp. z o.o. — dostawca hostingu, na którym działa serwis i baza zgłoszeń.
- Google Ireland Limited (Irlandia): poczta e-mail Gmail, na którą trafiają zgłoszenia z formularzy na stronie (formularza rezerwacji i formularza uczestniczki). W ramach tej usługi dane mogą być przekazywane do Google LLC (USA) na zasadach opisanych w pkt 5.
- Podmioty świadczące usługi księgowe — obsługa księgowa Administratora.
- Dostawca narzędzia do wysyłki wiadomości e-mail — wyłącznie jeżeli wyrazisz zgodę marketingową.
- Podmioty świadczące usługi fotograficzne i filmowe oraz agencje realizujące promocję wydarzenia — w zakresie materiałów z wydarzenia.
- Partnerzy (sponsorzy) wydarzenia: wybrane zdjęcia z wydarzenia do publikacji; zdjęcia, na których można Cię rozpoznać, wyłącznie za Twoją zgodą.
- Operatorzy serwisów społecznościowych oraz ich użytkownicy — w zakresie materiałów opublikowanych za Twoją zgodą.
- Podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa — na ich żądanie.
- Oktogon Sp. z o.o. z siedzibą w Rzeszowie (KRS 0001056203), współorganizator, który prowadzi stronę menopauzajakoszansa.pl i formularze na stronie oraz pomaga w organizacji Wydarzenia, działając na zlecenie Administratora (art. 28 RODO).
5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
- Część naszych dostawców należy do grup kapitałowych z siedzibą poza EOG, w szczególności w Stanach Zjednoczonych. Dotyczy to zwłaszcza dostawcy poczty e-mail (Google), serwisów społecznościowych, w których publikujemy materiały z wydarzenia, oraz niektórych dostawców, z których korzysta serwis Evenea.
- W takich przypadkach przekazanie danych odbywa się na podstawie mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO — decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych.
- Kopię zastosowanych zabezpieczeń możesz uzyskać, pisząc na adres wskazany w pkt 1.
6. Okres przechowywania danych
- Dane związane z zakupem udziału (w tym z zamówieniem w serwisie Evenea), umową i rozliczeniem: przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi, co do zasady 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
- Dane z rezerwacji, która nie zakończyła się zakupem (np. wygasła, bo nie została opłacona w wyznaczonym terminie), oraz z listy rezerwowej: do zakończenia Wydarzenia, a następnie je usuwamy, chyba że są potrzebne do rozpatrzenia reklamacji lub roszczeń.
- Dane z formularza uczestniczki: do 31 grudnia 2026 r., chyba że są potrzebne do rozpatrzenia reklamacji lub roszczeń. Informacje o diecie i zgodę na zdjęcia przechowujemy na zasadach z ust. 3.
- Dane przetwarzane na podstawie zgody (newsletter, wizerunek): do momentu wycofania zgody. Informacje o diecie dotyczące zdrowia (np. o alergii): do zakończenia Wydarzenia albo do wcześniejszego wycofania zgody.
- Odpowiedzi z ankiety po wydarzeniu: do 31 grudnia 2027 r., a cytaty, na które zgodziłaś się w ankiecie, do czasu wycofania zgody.
- Dane związane z reklamacjami i ewentualnymi roszczeniami — do czasu przedawnienia roszczeń albo prawomocnego zakończenia postępowania.
- Materiały archiwalne z wydarzenia — przez okres niezbędny do prowadzenia archiwum Wydarzenia; materiały z Twoim wizerunkiem rozpowszechniamy tylko do czasu wycofania zgody.
7. Twoje prawa
Przysługuje Ci prawo do:
- dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
- sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych,
- usunięcia danych — w przypadkach przewidzianych w art. 17 RODO,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych — w zakresie, w jakim są przetwarzane na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora,
- wycofania zgody w dowolnym momencie — wycofanie jest równie łatwe jak jej udzielenie i nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem.
Żądanie możesz zgłosić na adres biuro@pracowniakreatywna.com lub pisemnie na adres siedziby.
Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, jeżeli uznasz, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO.
8. Dobrowolność podania danych
- Podanie danych w formularzu rezerwacji i w formularzu zamówienia w serwisie Evenea jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i wykonania umowy udziału w wydarzeniu. Brak podania danych uniemożliwia rezerwację lub zakup udziału.
- Wypełnienie formularza uczestniczki jest dobrowolne. Bez imienia i nazwiska nie przygotujemy imiennego dyplomu i identyfikatora, a bez informacji o diecie posiłki będą standardowe.
- Podanie danych do faktury jest dobrowolne i konieczne wyłącznie wtedy, gdy chcesz otrzymać fakturę.
- Zgoda marketingowa oraz zgoda na wykorzystanie wizerunku są w pełni dobrowolne i nie wpływają na możliwość udziału w wydarzeniu.
9. Pliki cookies i statystyka
- Serwis używa plików cookies niezbędnych do jego działania — obsługi formularza rezerwacji i sesji zalogowanego administratora. Ich stosowanie nie wymaga zgody.
- Serwis prowadzi statystykę odwiedzin za pomocą wtyczki Independent Analytics, która działa na serwerze serwisu (LH.pl, pkt 4) i nie używa plików cookies. Narzędzie liczy wyświetlenia podstron, wskazuje strony, z których trafiasz do serwisu, i określa przybliżoną lokalizację (kraj, miasto) na podstawie adresu IP. Aby rozpoznać ponowne odwiedziny, tworzy z adresu IP i typu przeglądarki jednokierunkowy identyfikator; samego adresu IP nie zapisuje. Dane statystyczne zostają na serwerze serwisu i nie są przekazywane innym podmiotom. Przechowujemy je nie dłużej, niż jest to potrzebne do oceny zainteresowania Wydarzeniem i jego promocji. Możesz wnieść sprzeciw wobec tego przetwarzania (pkt 7).
- Serwis nie korzysta z pikseli reklamowych ani narzędzi analitycznych innych niż opisane w ust. 2, dlatego nie wyświetla banera zgody na cookies. Jeżeli takie narzędzia zostaną wdrożone, polityka zostanie uzupełniona, a przed ich uruchomieniem pojawi się prośba o zgodę.
- Ustawienia plików cookies możesz zmienić w swojej przeglądarce. Ograniczenie cookies niezbędnych może uniemożliwić wysłanie formularza rezerwacji.
- Zakup udziału odbywa się na stronie serwisu Evenea, która stosuje własne pliki cookies, opisane w polityce prywatności Evenea.
10. Brak zautomatyzowanego podejmowania decyzji
Twoje dane nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, wywołującemu wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływającemu.
11. Zmiany polityki
Politykę możemy aktualizować, w szczególności w razie zmiany przepisów, zakresu usług lub listy dostawców. Aktualna wersja jest zawsze dostępna w serwisie. Data ostatniej aktualizacji: 26 października 2026 r.